Sistema de Gestión de Invitaciones y Generación de QR - Postea.la
**Fecha:** Diciembre 2025
Sistema de Gestión de Invitaciones y Generación de QR - Postea.la
Resumen Funcional para NotebookLM
Fecha: Diciembre 2025
Objetivo: Documentación funcional del sistema de invitaciones individuales y códigos QR
Tipo: ⭐ CARACTERÍSTICA PREMIUM (Plan Basic o superior)
🚀 ¿Cómo acceder a esta funcionalidad?
Navegación desde el Panel de Administración:
1. Inicia sesión en tu cuenta de Postea.la
↓
2. Entra a tu Panel de Administración
↓
3. Selecciona un evento desde el selector de eventos (arriba del sidebar)
💡 IMPORTANTE: Debes seleccionar un evento primero
↓
4. Una vez seleccionado el evento, las opciones del menú se habilitan
↓
5. En el menú lateral (sidebar), expande la categoría "Invitados"
↓
6. Selecciona "Invitados y Mesas"
↓
7. El sistema verifica automáticamente si el evento seleccionado tiene acceso:
↓
SI EL EVENTO NO TIENE ACCESO:
- Verás un mensaje: "Gestión de Invitados no disponible"
- Se te informará que está disponible desde el Plan Profesional
- El evento necesita tener un plan que incluya esta función
↓
SI EL EVENTO TIENE ACCESO:
- El sistema carga la sección de Gestión de Invitados
↓
8. Verás 3 opciones principales:
- Lista de Invitados: Gestiona, agrega y edita invitados
- Gestión de Mesas: Visualiza distribución de invitados por mesa
- Plano del Salón: Organiza visualmente la disposición de mesas
↓
9. Selecciona "Lista de Invitados"
↓
10. Verás la lista de todos tus invitados (si ya tienes algunos agregados)
↓
11. Puedes realizar múltiples acciones:
- Agregar invitados uno por uno (nombre, email, teléfono)
- Editar información de invitados existentes
- Asignar mesas y organizar la distribución
- Ver quién ha confirmado su asistencia (RSVP)
- Generar códigos QR personalizados para cada invitado
- Enviar invitaciones digitales por email
- Ver estadísticas de confirmación en tiempo real
¿Quién puede usar esta función?
✅ Disponible para: Usuarios con Plan Basic o superior
✅ Activación: Se activa automáticamente al contratar el plan
✅ Flexibilidad: El administrador puede habilitar/deshabilitar esta función por evento si lo necesitas
🎯 ¿Qué es este sistema?
Es una herramienta que permite a los organizadores de eventos gestionar a sus invitados de manera digital, enviándoles invitaciones personalizadas con códigos QR únicos para confirmar su asistencia sin necesidad de registrarse o crear una cuenta.
Problema que resuelve
Tradicionalmente, los organizadores de eventos (especialmente bodas) tienen que:
- Enviar invitaciones físicas o por WhatsApp
- Esperar confirmaciones por múltiples canales (mensaje, llamada, etc.)
- Llevar control manual en Excel o papel de quién confirmó y quién no
- Perseguir a la gente para que confirme
- Actualizar manualmente las listas de asistencia
- No tener certeza de cuántas personas van a llegar
Postea.la soluciona esto con:
- Links únicos de invitación para cada invitado
- Códigos QR personalizados que pueden escanear
- Página web donde confirman con un solo click
- Control automático de confirmaciones en tiempo real
- Sistema RSVP (Répondez s'il vous plaît) digital
👥 Sistema de Gestión de Invitados
¿Qué puede hacer el organizador?
1. Agregar invitados al evento
El organizador ingresa a su panel de administración y puede:
- Agregar invitados uno por uno
- Ingresar nombre completo
- Agregar email (opcional pero recomendado)
- Asignar mesa (si aplica)
- Marcar si es invitado principal o acompañante
2. Organizar invitados por grupos/familias
Invitados principales vs acompañantes:
- Invitado principal: La persona que recibe la invitación (ej: "Juan Pérez")
- Acompañantes: Personas que vienen con el principal (ej: "María Pérez - esposa", "Luis Pérez - hijo")
Ejemplo real:
👤 Juan Pérez (Principal)
└── 👤 María Pérez (Acompañante - esposa)
└── 👤 Luis Pérez (Acompañante - hijo)
└── 👤 Ana Pérez (Acompañante - hija)
Total de personas: 4
Ventaja: El organizador sabe exactamente cuántas personas vienen por cada invitación.
3. Asignar mesas
Para eventos con distribución de mesas:
- Asignar mesa por número (Mesa 1, Mesa 2, etc.)
- O por nombre (Mesa Familia García, Mesa Amigos del Colegio)
- Filtrar invitados por mesa
- Ver cuántas personas hay en cada mesa
4. Ver estadísticas en tiempo real
El panel muestra automáticamente:
- Total de invitados: Número total registrado
- Confirmados: Cuántos ya dijeron que sí ✅
- Pendientes: Cuántos aún no responden 🟡
- Declinados: Cuántos dijeron que no ❌
Ejemplo:
📊 Estadísticas del Evento: Boda de María y Pedro
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Total: 150 invitados
✅ Confirmados: 98 (65%)
🟡 Pendientes: 42 (28%)
❌ Declinados: 10 (7%)
🚫 Eliminados: 0
Nota: Los eliminados son invitados que fueron deshabilitados
por el organizador y ya no tienen acceso al evento.
5. Generar links y QR de invitación
Para cada invitado, el organizador puede:
- Ver el link único de invitación
- Copiar el link para enviarlo por WhatsApp, email, etc.
- Generar código QR para imprimir en invitación física
- Descargar el QR como imagen PNG
- Abrir el link para ver cómo lo verá el invitado
🔗 Sistema de Links Únicos
¿Cómo funcionan los links de invitación?
Cada invitado recibe un link único e irrepetible, por ejemplo:
https://postea.la/invitation/ABC123XYZ
Características del link:
- Único: Cada invitado tiene su propio código
- Personalizado: Muestra el nombre del invitado
- Seguro: No se puede adivinar el código de otro invitado
- Sin login: El invitado no necesita crear cuenta
- Móvil-friendly: Funciona perfectamente en celulares
¿Qué puede hacer el invitado con el link?
Cuando el invitado hace click en su link único, ve una página personalizada con:
- Su nombre completo
- Nombre del evento (ej: "Boda de María y Pedro")
- Fecha y hora del evento
- Lugar de la ceremonia
- Hora de ceremonia
- Hora de recepción
- Mesa asignada (si aplica)
- Dos botones grandes: "Confirmar Asistencia" y "No podré asistir"
📱 Códigos QR Personalizados
¿Qué son los QR de invitación?
Son códigos QR individuales que el organizador puede generar para cada invitado. Al escanearlos con la cámara del celular, llevan directamente al link de invitación personalizado.
¿Para qué sirven?
Uso 1: Invitaciones impresas
El organizador puede:
- Generar el QR del invitado
- Descargarlo como imagen
- Incluirlo en la invitación física impresa
- El invitado escanea el QR con su celular
- Se abre automáticamente la página de confirmación
Ventaja: No tiene que escribir ninguna URL larga, solo escanea.
Uso 2: Invitaciones digitales
El organizador puede:
- Generar el QR
- Incluirlo en una imagen digital
- Enviarlo por WhatsApp o email
- El invitado escanea desde su pantalla
Uso 3: Check-in en el evento
En eventos grandes, el organizador puede:
- Imprimir los QRs
- Tener una tablet en la entrada
- Los invitados escanean su QR al llegar
- Confirma automáticamente su llegada
Diferencia entre QR de evento vs QR de invitación
QR del Evento (ya existe):
- Apunta a:
https://postea.la/event/boda-maria-pedro - Uso: Subir fotos y videos
- Quién lo usa: Cualquier persona en el evento
- Cantidad: 1 QR para todo el evento
QR de Invitación (nuevo):
- Apunta a:
https://postea.la/invitation/ABC123XYZ - Uso: Confirmar asistencia
- Quién lo usa: Solo el invitado específico
- Cantidad: 1 QR por invitado
🎨 Sistema RSVP (Confirmación de Asistencia)
¿Qué es RSVP?
RSVP viene del francés "Répondez s'il vous plaît" que significa "Por favor, responda". Es el sistema para que los invitados confirmen si van a asistir o no.
Los 3 estados de una invitación:
1. Estado: PENDIENTE 🟡 (Inicial)
Vista del invitado:
┌────────────────────────────────────┐
│ 🎉 Boda de María y Pedro │
│ │
│ 👤 Invitado: Juan Pérez │
│ 📅 Fecha: 15 de Diciembre, 2025 │
│ 👥 4 pases incluidos │
│ (Tú y 3 acompañantes) │
│ ⛪ Ceremonia: 16:00 │
│ Iglesia San José │
│ 🎊 Recepción: 18:30 │
│ Salón Las Rosas │
│ 🪑 Mesa asignada: Mesa 5 │
│ │
│ [✅ Confirmar Asistencia] │
│ [❌ No podré asistir] │
└────────────────────────────────────┘
Acciones disponibles:
- Puede confirmar → pasa a estado CONFIRMADO
- Puede declinar → pasa a estado DECLINADO
2. Estado: CONFIRMADO ✅
Vista del invitado:
┌────────────────────────────────────┐
│ ✅ ¡Gracias por confirmar! │
│ │
│ 👤 Juan Pérez │
│ 📅 Confirmado el 03/11/2025 │
│ │
│ 🎉 ¡Nos vemos en la boda! │
│ │
│ ℹ️ Si ya confirmaste pero ya no │
│ podrás asistir, puedes hacer │
│ el cambio aquí para evitar │
│ inconvenientes. │
│ │
│ [🚫 Ya no podré asistir] │
└────────────────────────────────────┘
Acciones disponibles:
- Puede cambiar a DECLINADO (por si cambia de opinión)
- Importante: Puede cambiar su respuesta si algo surge
3. Estado: DECLINADO ❌ (Final)
Vista del invitado:
┌────────────────────────────────────┐
│ ❌ Has declinado la invitación │
│ │
│ 💔 Lamentamos mucho que no │
│ puedas acompañarnos en este │
│ día tan especial. │
│ │
│ 💝 ¡Esperamos verte en una │
│ próxima ocasión! │
│ │
│ (No hay más opciones) │
└────────────────────────────────────┘
Acciones disponibles:
- NINGUNA - Este es un estado final
- Una vez que declinas, no puedes cambiar a confirmado
- Razón: Evitar cambios constantes que compliquen la logística
📊 Panel de Administración
¿Qué ve el organizador en su panel?
Vista principal:
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ GESTIÓN DE INVITADOS - Boda de María y Pedro │
├──────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 📊 ESTADÍSTICAS │
│ ┌──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐ │
│ │ Total │Confirmados│ Pendientes│Declinados│ │
│ │ 150 │ 98 │ 42 │ 10 │ │
│ └──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘ │
│ │
│ 🔍 FILTROS: │
│ [Buscar por nombre...] [Todas las mesas ▼] [Todos ▼] │
│ [ ] Mostrar solo principales │
│ │
│ 📋 LISTA DE INVITADOS: │
│ ┌───────────────┬──────────────┬─────────┬──────┬──────┬────────┐ │
│ │ Nombre │ Invitado de │ Mesa │ Pers │Estado│Acciones│ │
│ ├───────────────┼──────────────┼─────────┼──────┼──────┼────────┤ │
│ │ Juan Pérez │ 👤 Principal │ Mesa 5 │ 4 │ ✅ │ 👁️📋🚫 │ │
│ │ María López │ 👥 Juan P. │ Mesa 5 │ 1 │ ✅ │ 👁️📋🚫 │ │
│ │ Ana García │ 👤 Principal │ Mesa 3 │ 2 │ 🟡 │ 👁️📋🚫 │ │
│ │ Carlos Ruiz │ 👤 Principal │ Mesa 1 │ 3 │ ❌ │ 👁️📋🔄 │ │
│ └───────────────┴──────────────┴─────────┴──────┴──────┴────────┘ │
**Leyenda de acciones:**
- 👁️ = Ver QR e invitación
- 📋 = Editar invitado
- 🚫 = Deshabilitar (bloquea acceso al evento)
- 🔄 = Reactivar (restaura invitado eliminado)
│ │
│ [+ Agregar Invitado] [📥 Exportar] [📧 Enviar Todos] │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Funciones del panel:
1. Filtros inteligentes
Buscar por nombre: Encuentra invitados rápidamente
Filtrar por mesa: Ve solo los de una mesa específica
Filtrar por estado: Ve solo confirmados, pendientes o declinados
Vista (selector de vista):
- "Mis invitados": Muestra SOLO invitados principales (oculta acompañantes)
- "Mis invitados y acompañantes": Muestra todos (principales + acompañantes)
💡 Nota importante: Cuando seleccionas "Mis invitados", verás un mensaje informativo:
"Estás viendo solo tus invitados directos. Sus acompañantes no aparecen en esta lista. Para ver todos los invitados y acompañantes cambia el filtro a 'Mis invitados y acompañantes'"
2. Acciones por invitado
Para cada invitado en la lista:
👁️ Ver invitación:
- Abre un popup con el link de invitación
- Muestra el código único
- Botones para copiar el link
- Botón para abrir en nueva pestaña
- Opción para generar/descargar QR
📋 Opciones:
- Editar: Modificar datos del invitado, cambiar mesa, agregar acompañantes
- Deshabilitar: Bloquea el acceso del invitado al evento (su QR deja de funcionar)
- Reactivar: Restaura un invitado que fue deshabilitado previamente
📥 Exportar a Excel:
El botón "Exportar Excel" descarga un archivo con:
- Todos los invitados según los filtros aplicados
- Columnas: Nombre, Email, Teléfono, Mesa, RSVP, Confirmación, Personas
- Nombre de archivo:
invitados-[evento]-[fecha].xlsx - Ejemplo: Si filtraste "Solo confirmados de Mesa 5", solo exporta esos
- Ideal para compartir con proveedores (catering, salón, etc.)
3. Agregar invitados
Click en "+ Agregar Invitado" abre un formulario:
┌─────────────────────────────────┐
│ Agregar Nuevo Invitado │
├─────────────────────────────────┤
│ │
│ Nombre completo: * │
│ [_______________________] │
│ │
│ Email: │
│ [_______________________] │
│ │
│ Mesa asignada: │
│ [Seleccionar mesa... ▼] │
│ │
│ Tipo de invitado: │
│ ⚪ Principal │
│ ⚪ Acompañante de: │
│ [Seleccionar... ▼] │
│ │
│ [Cancelar] [Guardar] │
└─────────────────────────────────┘
💡 Casos de Uso Reales
Caso 1: Boda con 150 invitados
Situación:
María y Pedro se casan y tienen una lista de 150 invitados. Quieren saber cuántas personas van a llegar para confirmar con el catering.
Proceso con Postea.la:
Semana 1: Agregan los 150 invitados al sistema
- 80 invitados principales
- 70 acompañantes (parejas, hijos)
- Asignan 15 mesas (10 personas por mesa)
Semana 2: Envían invitaciones físicas con QR impreso
- Cada invitación tiene el QR único
- También envían el link por WhatsApp por si acaso
Semana 3-4: Invitados empiezan a confirmar
- Abren el panel y ven: 60 confirmados, 85 pendientes, 5 declinados
- Total de personas confirmadas: 80 (contando acompañantes)
Semana 5: Envían recordatorios a los pendientes
- Copian los links de los 85 pendientes
- Les recuerdan por WhatsApp
Una semana antes: Confirmaciones finales
- Estadísticas finales: 120 confirmados, 10 pendientes, 20 declinados
- Llaman a los 10 pendientes para confirmar
- Resultado: Saben que van 135 personas exactas
- Confirman con catering para 135 personas
Caso 2: Fiesta de cumpleaños casual
Situación:
Juan cumple 30 años y hace una fiesta en su casa. Quiere tener una idea de cuántos van.
Proceso con Postea.la:
- Agrega 50 amigos a la lista
- No asigna mesas (es fiesta casual)
- Envía el link de invitación por WhatsApp: "Hola! Aquí está tu invitación: [link]"
- Va viendo confirmaciones en tiempo real
- Resultado: 35 confirmados, 10 pendientes, 5 declinados
- Compra comida y bebida para 40 personas (con margen)
Caso 3: Evento corporativo con check-in
Situación:
Empresa organiza conferencia anual con 300 empleados. Quieren hacer check-in digital en la entrada.
Proceso con Postea.la:
- Agregan 300 empleados a la lista
- Generan QR individual para cada uno
- Envían invitación por email con QR incluido
- Día del evento:
- Tienen tablet en la entrada
- Empleados muestran su QR (impreso o en celular)
- Staff escanea el QR
- Sistema confirma asistencia automáticamente
- Resultado: Control exacto de quién llegó y quién no
🎁 Ventajas del Sistema
Para el organizador:
1. Control en tiempo real
- Ve al instante quién confirmó y quién no
- No tiene que llevar control en Excel
- Estadísticas automáticas siempre actualizadas
2. Comunicación fácil
- Un solo link por persona, fácil de copiar y enviar
- Funciona por WhatsApp, email, SMS
- QR para invitaciones físicas
3. Sin perseguir a la gente
- Los invitados confirman cuando quieren
- Pueden hacerlo desde el celular en cualquier momento
- Recordatorios automáticos (próximamente)
4. Información precisa para proveedores
- Números exactos de asistentes
- Distribución por mesas
- Sin sorpresas de último minuto
5. Ahorro de tiempo
- No más llamadas individuales para confirmar
- No más mensajes de "¿vas a ir?"
- Panel centralizado con toda la información
Para el invitado:
1. Súper simple
- Recibe link o escanea QR
- Ve toda la información del evento
- Confirma con un click
2. Sin complicaciones
- No necesita crear cuenta
- No necesita descargar app
- Funciona en cualquier celular
3. Información siempre disponible
- Puede volver a abrir el link cuando quiera
- Revisar fecha, hora, lugar
- Ver su mesa asignada
4. Flexible
- Puede cambiar de confirmado a declinado si surge algo
- Acceso 24/7 desde cualquier dispositivo
📋 Estructura de Invitados
Sistema de agrupación por familias/grupos
El sistema permite organizar invitados en una estructura jerárquica:
👤 INVITADO PRINCIPAL
├── 👥 Acompañante 1
├── 👥 Acompañante 2
└── 👥 Acompañante 3
Ejemplo real:
Familia García (Mesa 5):
👤 Roberto García (Principal) - ✅ Confirmado
├── 👥 María García - esposa - ✅ Confirmado
├── 👥 Luis García - hijo (12 años) - ✅ Confirmado
└── 👥 Ana García - hija (8 años) - ✅ Confirmado
Total: 4 personas en Mesa 5
¿Cómo funciona en la práctica?
Opción 1: Invitación grupal
- El organizador envía un solo link al invitado principal (Roberto)
- Ese link muestra información de toda la familia
- Roberto confirma por todos
- Sistema cuenta automáticamente: 4 personas confirmadas
Opción 2: Invitaciones individuales
- El organizador genera links separados para cada persona
- Cada uno confirma por separado
- Útil para grupos donde no todos viven juntos
Filtros en el panel:
"Mostrar solo principales" (activado por defecto)
Lista muestra:
✓ Roberto García (4 personas)
✓ Ana López (2 personas)
✓ Carlos Ruiz (3 personas)
Total: 3 invitados, 9 personas
"Mostrar todos"
Lista muestra:
✓ Roberto García (Principal)
- María García
- Luis García
- Ana García
✓ Ana López (Principal)
- Juan López
✓ Carlos Ruiz (Principal)
- Marta Ruiz
- Pedro Ruiz
Total: 9 registros
🔧 Características Técnicas (Simplificadas)
Seguridad y privacidad:
- Códigos únicos: Cada invitado tiene un código irrepetible
- No predecibles: No se pueden adivinar otros códigos
- Sin login: Los invitados no necesitan contraseña
- Privado: Solo quien tiene el link puede verlo
Compatibilidad:
- ✅ Funciona en iPhone y Android
- ✅ Funciona en computadoras
- ✅ Funciona en tablets
- ✅ No requiere app instalada
- ✅ Solo necesita navegador web
Estados finales:
- Confirmado → Declinado: ✅ Permitido (por si cambia de opinión)
- Declinado → Confirmado: ❌ No permitido (estado final)
- Razón: Evitar cambios constantes que compliquen logística
📞 Flujo Completo: De Principio a Fin
Semana 0: Preparación
- Organizador crea el evento en Postea.la
- Recibe QR general del evento (para fotos)
- Accede a "Gestión de Invitados"
Semana 1-2: Cargar invitados
- Agrega invitados uno por uno, o
- Importa lista (próximamente)
- Asigna mesas si el evento las tiene
- Agrupa familias (principal + acompañantes)
Semana 3: Enviar invitaciones
- Para cada invitado, abre el popup de invitación
- Opción A - Digital:
- Copia el link
- Lo envía por WhatsApp: "Hola María! Aquí está tu invitación: [link]"
- Opción B - Física:
- Genera QR de invitación
- Descarga imagen PNG
- Incluye QR en invitación impresa
- Manda a imprimir
- Reparte invitaciones físicas
Semana 4-6: Seguimiento
- Revisa estadísticas diariamente
- Ve quién ha confirmado
- Envía recordatorios a pendientes
- Ajusta números con proveedores
Semana 7: Cierre
- Envía recordatorio final a todos los pendientes
- Llama a los que no han respondido
- Cierra lista de confirmaciones
- Números finales para catering, sillas, etc.
Día del evento: Check-in (opcional)
- Tiene tablet en entrada con Postea.la abierto
- Invitados muestran su QR
- Staff escanea QR
- Sistema marca asistencia
- Control exacto de quién llegó
Después del evento:
- Puede exportar lista de quién asistió
- Enviar agradecimientos a confirmados
- Estadísticas finales para futuros eventos
💬 Preguntas Frecuentes
¿Cuántos invitados puedo agregar?
Sin límite. Puedes agregar 10, 100, 500 invitados. El sistema funciona igual.
¿Los invitados necesitan crear cuenta?
No. Solo necesitan el link o escanear el QR. No hay registro ni contraseñas.
¿Puedo editar la información de un invitado después de crearlo?
Sí, puedes editar nombre, email, mesa, etc. en cualquier momento.
¿Qué pasa si un invitado pierde el link?
El organizador puede volver a generar el link y enviárselo nuevamente.
¿Puedo eliminar un invitado?
Sí, desde el panel de administración puedes eliminar invitados si es necesario.
¿El QR de invitación es diferente al QR del evento?
Sí:
- QR del evento: Para que todos suban fotos
- QR de invitación: Individual, para confirmar asistencia
¿Puedo usar ambos QR en una invitación física?
Sí, puedes incluir:
- QR de invitación (para confirmar)
- QR del evento (para subir fotos)
¿Los cambios de estado son instantáneos?
Sí, cuando un invitado confirma o declina, el cambio se ve inmediatamente en el panel de administración.
¿Puedo ver qué invitados han abierto el link?
Actualmente no. Solo puedes ver si confirmaron, declinaron o están pendientes.
¿Hay límite de cambios de estado?
- De PENDIENTE a CONFIRMADO: Sin límite
- De CONFIRMADO a DECLINADO: Sin límite
- De DECLINADO a CONFIRMADO: No permitido
¿Puedo exportar la lista de invitados?
Sí, puedes exportar a Excel con toda la información: nombres, estados, mesas, etc.
Resumen Ejecutivo
El sistema de gestión de invitaciones de Postea.la digitaliza completamente el proceso RSVP, permitiendo a los organizadores:
🎯 Gestionar invitados:
- Agregar, editar, organizar
- Asignar mesas y grupos familiares
- Ver estadísticas en tiempo real
🔗 Enviar invitaciones:
- Links únicos por invitado
- QR personalizados para imprimir
- Compatibles con WhatsApp, email, físicas
📊 Monitorear confirmaciones:
- Panel en tiempo real
- Filtros inteligentes
- Estadísticas automáticas
✅ Simplificar RSVP:
- Invitados confirman con un click
- Sin crear cuenta ni descargar app
- Información siempre disponible
Beneficio principal:
Transforma el caótico proceso de confirmaciones en un sistema ordenado, automático y en tiempo real, ahorrando horas de trabajo y eliminando la incertidumbre de cuántas personas van a llegar al evento.